Guide d'utilisation

Bien démarrer

Ouvrir l'application

Expertise Piano s'ouvre dans le navigateur, sur téléphone, tablette ou ordinateur. Sur téléphone, ajoutez-la à l'écran d'accueil : elle s'ouvre ensuite comme une application. Les étapes sont détaillées sur la page Installer sur mobile.

La visite guidée

À la première connexion, une visite en bulles vous accompagne : d'abord la configuration du compte (société, logo, prix, conditions, équipe, clients, créneaux), puis des chapitres au choix, un par grand usage. Chaque bulle montre l'élément dont elle parle. « Plus tard » la met de côté, « Ne plus afficher » l'arrête. Vous la relancez à tout moment : bouton ? en haut sur ordinateur, Plus › Visite guidée sur téléphone.

Le chapitre sur l'expertise vous fait remplir une fiche d'essai. Elle est marquée « exemple » : elle n'entre ni dans vos chiffres, ni dans vos clients, ni dans les alertes.

La liste « Bien démarrer »

Sur un compte neuf, la page Aujourd'hui affiche quelques étapes à cocher : votre société et votre logo, votre grille de prix, vos clients, votre première fiche. Faites-les dans l'ordre : chaque devis reprendra ensuite vos prix et vos coordonnées sans rien retaper.

Importer vos clients

Dans Clients, le bouton Importer (Excel) reprend un fichier exporté de votre ancien logiciel ou de votre tableur. L'application reconnaît les colonnes courantes (nom, téléphone, e-mail, adresse) et vous montre le résultat avant d'enregistrer.

Les espaces

Dans un magasin, chacun travaille dans son espace, qui ne montre que ce dont il a besoin. Le responsable change d'espace en un toucher : le bouton ⇄ en haut de l'écran, qui affiche l'espace en cours, ouvre la liste des cinq espaces.

Technique

L'agenda du technicien, ses fiches d'expertise et d'accord, les clients et l'atelier.

Vente

Les pianos vendus et loués, les clients à rappeler, le chiffre, les contrats, les impayés et le courrier.

Transport

Les livraisons et enlèvements, les accès, les états des lieux.

Comptabilité

Le chiffre, les impayés, les contrats, les fiches et les exports pour le comptable.

Administration

Tout l'atelier et les réglages. C'est l'espace du responsable, qui a accès à tous les autres.

Chaque espace a sa couleur dans le bandeau du haut : vert pour la technique, orange pour la vente, bleu pour le transport, violet pour la comptabilité, gris foncé pour l'administration. On sait tout de suite où l'on est.

Sur téléphone, les onglets principaux sont en bas de l'écran. Les autres sont dans Plus. Les modules dont vous ne vous servez pas se masquent dans Réglages › Modules affichés.

Aujourd'hui et les alertes

La page Aujourd'hui rassemble ce qui demande une action : rendez-vous du jour, pianos prêts à livrer, devis à relancer, courrier reçu, accords à planifier.

Les points à vérifier

L'application compare vos ventes, livraisons, locations, devis et rendez-vous, et signale ce qui ne colle pas. Par exemple : un piano vendu sans livraison prévue, une location sans contrat, une vente à marge négative, un rendez-vous chez un client qui doit de l'argent, deux rendez-vous qui se chevauchent, un même téléphone sur deux fiches client.

Le responsable reçoit une fois par jour une fenêtre qui les résume. Pour chaque point : Voir ouvre la fiche concernée, Ignorer le retire définitivement si c'est voulu, Plus tard le garde pour le lendemain. Ces alertes suivent des règles fixes : elles ne demandent ni intelligence artificielle ni réglage.

Agenda et rendez-vous

Placer un rendez-vous

Dans Rendez-vous, une demande se crée avec le client, l'adresse et le type d'intervention. L'application propose les créneaux libres les plus proches des autres rendez-vous de la tournée. Un geste suffit pour le placer.

Bus, métro, vélo ou voiture

Par défaut, les trajets sont calculés en voiture, heures de pointe comprises. Si une personne se déplace autrement, le responsable le règle dans Agenda › Horaires, ligne Se déplace : en transports en commun, à vélo ou à pied. Les créneaux proposés, la réservation en ligne et les conseils d'ordre de passage tiennent alors compte de ce temps de trajet, et le lien Itinéraire s'ouvre directement dans le bon mode.

La réservation en ligne

Vos clients peuvent réserver seuls sur vos créneaux libres. Le lien se trouve dans Rendez-vous. Vous le mettez sur votre site, dans votre signature d'e-mail ou sur Google. Les types d'intervention proposés, leur durée et leur prix se règlent dans les réglages des rendez-vous.

Synchroniser avec votre agenda

Dans Mon compte › Synchroniser mon agenda, une adresse s'ajoute à Google Agenda, à l'iPhone ou à Outlook : vos rendez-vous y apparaissent. Dans l'autre sens, l'adresse de votre agenda personnel bloque vos créneaux occupés.

Le jour du rendez-vous

Chaque rendez-vous de l'agenda propose C'est fait, Reporter et le bouton qui ouvre la bonne fiche : Faire l'expertise ou Faire la visite d'accord. La carte montre la tournée de la journée.

Faire une expertise

+ Nouvelle › Expertise ouvre une fiche en sections : 01 Client et visite, 02 Instrument, 03 Diagnostic, 04 Photos, 05 Devis, puis la valeur, la reprise et le dépôt-vente.

La fiche s'enregistre toute seule

Il n'y a pas de bouton Enregistrer : chaque saisie est gardée aussitôt, même sans réseau. Vous pouvez quitter une fiche et la reprendre plus tard depuis Interventions, elle reste en brouillon tant qu'elle n'est pas envoyée.

Le mode express

Devant le piano, le mode express ne montre que l'essentiel. Le bouton Le reste est bon note en un geste tous les éléments en bon état : vous ne détaillez que ce qui ne va pas. Les sections complémentaires restent accessibles sous Plus d'options.

La datation

Saisissez la marque et le numéro de série : l'année se remplit seule pour les grandes marques. Pour les autres, l'application propose une année estimée d'après les pianos datés par les confrères.

Aperçu, PDF et envoi

En bas de la fiche : Aperçu montre le rapport tel que le client le verra, PDF le télécharge, Envoyer au client l'envoie par e-mail avec le devis. Le client peut signer le devis sur votre téléphone avant que vous partiez, ou plus tard depuis le lien reçu.

Le devis

D'où viennent les lignes

Sous « D'après le diagnostic », l'application propose les travaux qui correspondent aux défauts que vous avez cochés, à vos prix. Un geste ajoute la ligne. Toute la grille de tarifs donne accès à toutes vos prestations.

Les colonnes

Désignation

Le nom de la prestation, tel que le client le lira. Vous pouvez le modifier.

Type

Indispensable pour que le piano fonctionne bien, optionnel pour améliorer le jeu ou le son, esthétique pour le meuble. Le client voit un total pour chaque groupe.

Durée (h)

Le temps de travail prévu. Il ne s'imprime pas : il sert au planning de l'atelier et au temps total affiché sous le devis.

Qté et PU HT

La quantité et le prix unitaire hors taxes.

Total HT

Quantité multipliée par le prix unitaire, pour la ligne.

Accepté

Pour les options et l'esthétique : cochez ce que le client accepte. Les travaux indispensables sont toujours compris (« inclus »).

Sous les lignes, les totaux reprennent les indispensables, les options, l'esthétique, la remise éventuelle, la TVA et le montant accepté par le client.

Le suivi des devis

Dans Interventions, le bouton Suivi des devis range vos devis en colonnes : à envoyer, envoyés en attente de réponse, acceptés. Chaque colonne affiche le montant en jeu ; les devis sans réponse depuis plus d'une semaine sont signalés. Un devis signé en ligne passe tout seul dans « Accepté ».

La visite d'accord

+ Nouvelle › Accord ouvre une fiche courte : vérification rapide du piano, défauts constatés et devis des travaux si besoin. Les travaux proposés correspondent aux défauts cochés. Le prochain accord est calculé automatiquement pour la relance.

Le carnet du piano (QR)

Chaque piano expertisé ou accordé a son carnet : une page à son nom, avec l'historique des interventions et la date du prochain accord conseillé. Collez l'étiquette QR à l'intérieur du piano, sur le côté du cadre ou sous le couvercle du clavier.

Le client qui scanne l'étiquette peut réserver directement son accord sur vos créneaux libres, avec son piano déjà renseigné, si votre réservation en ligne est ouverte. Sinon, ou s'il préfère, il demande à être rappelé en choisissant les semaines qui l'arrangent. Le carnet ne montre jamais le nom ni les coordonnées du client.

Le stock et l'atelier

Entrer un piano crée sa fiche : prix d'achat, frais, étapes de préparation, prix de vente. La marge se calcule toute seule. Le bandeau en haut résume le stock ; les filtres retrouvent un piano par état, marque ou étiquette.

Les étapes de préparation se règlent dans Réglages › Étapes de préparation des pianos. Chaque technicien coche ce qu'il a fait et note son temps : Ce qu'il reste à faire et Temps d'atelier par personne le montrent. Plus d'actions regroupe les locations, l'historique des ventes, l'analyse et les prévisions, et l'export Excel.

Vente, location et contrats

L'espace vente

Il suit chaque piano vendu ou loué et les clients à rappeler. Une carte se déplie avec Traiter : appel noté, rappel à prévoir, rendez-vous, terminé.

Les locations

Une location a son contrat, son état des lieux et sa date de fin. Les options proposées et les conditions se règlent dans Réglages › Locations de pianos.

Les contrats d'accord

Contrats gère les abonnements d'accord : nombre d'accords par an, prélèvements, encaissements mois par mois, accords à planifier. L'export Excel les reprend pour la comptabilité.

Les impayés

Impayés liste ce qui reste à encaisser. Pour chaque ligne : noter l'appel, envoyer un e-mail de rappel, marquer comme réglé.

Les transports

Transports prépare les livraisons et enlèvements : adresse, étage, accès, liste et carte, planning de la semaine. Le livreur fait l'état des lieux sur son téléphone.

Chiffre, statistiques et comptabilité

Chiffre montre les ventes, les locations et les devis validés, par semaine, mois, trimestre ou année, et par personne. Rapprochement avec les factures compare ces chiffres avec les factures de votre logiciel de facturation, pour repérer un oubli.

Statistiques détaille les expertises, l'atelier, l'origine des clients et les pianos expertisés. Exporter pour le comptable produit un fichier Excel.

Réglages et équipe

Votre société

Nom, coordonnées, SIRET, TVA et logo, repris sur chaque document.

Grille de prestations

Vos prestations et leurs prix, proposées dans chaque devis.

Tarifs de transport

Le prix de base selon le piano (droit ou à queue) et le trajet (aller simple, aller-retour atelier, d'une adresse à une autre), les suppléments (étage sans ascenseur, mise en chandelle, escalier étroit, portage long, week-end) et les zones de distance. Le transport se calcule ensuite tout seul sur le devis et sur chaque fiche de transport, et reste modifiable à la main.

Conditions

Validité des devis, conditions de paiement et conditions générales de vente, de location et de travaux.

Relances automatiques

L'e-mail qui rappelle au client que son accord approche, et le délai entre deux accords.

Mon équipe

Inviter un technicien, un vendeur, un livreur ou un comptable, choisir son espace, le retirer ou déconnecter ses appareils.

Mes magasins

Les adresses de vos magasins, utilisées pour les trajets et la réservation en ligne.

Vos données

Vos données vous appartiennent. Mon compte › Télécharger une copie de mes données les récupère à tout moment. Si vous demandez de l'aide, Accès du support ouvre un accès limité à 48 heures, que vous pouvez couper ; le journal des accès montre qui est venu.

Questions fréquentes

Je peux arrêter une fiche et la finir plus tard ?

Oui. Elle s'enregistre à chaque saisie. Retrouvez-la dans Interventions.

Le client n'a pas signé sur place. Comment fait-il ?

Envoyez le devis par e-mail : il le signe depuis le lien reçu, et vous le voyez dans le courrier.

Un prix proposé n'est pas le bon.

Corrigez-le dans la ligne pour ce devis, ou dans Réglages › Grille de prestations pour tous les suivants.

Une prestation proposée ne correspond pas au défaut.

Ne l'ajoutez pas, ou retirez-la avec la croix. Signalez-le-nous : nous ajustons les correspondances.

Un onglet a disparu.

Il est peut-être dans Plus, masqué dans Réglages › Modules affichés, ou réservé à un autre espace.

Une alerte « à vérifier » est fausse.

Touchez Ignorer : elle ne reviendra pas.

Mon logo ne s'affiche pas.

Ajoutez-le dans Réglages › Votre société. Une image PNG ou JPG nette, sur fond clair, donne le meilleur résultat.

Ça marche sans réseau ?

Oui pour la saisie : vos modifications sont gardées sur l'appareil et envoyées dès que le réseau revient. La première connexion sur un appareil demande du réseau.

Vous ne trouvez pas votre réponse ? Écrivez-nous à contact@expertisepiano.fr, ou consultez les questions fréquentes sur l'offre et les tarifs.